Cómo Hacer un Análisis de Brechas de Habilidades en tu Organización?

En nuestro artículo anterior, «Análisis de Brechas de Habilidades: Transforma Positivamente tu Organización«, exploramos la importancia de identificar y cerrar las brechas de habilidades en las organizaciones. Discutimos cómo estas brechas pueden afectar la productividad, la competitividad y la sostenibilidad a largo plazo de cualquier empresa. Con el avance de la tecnología y la creciente complejidad del mercado laboral, es crucial que las empresas comprendan y aborden estas brechas de manera efectiva.

Identificar las brechas de habilidades no solo es esencial para mantenerse al día con las demandas del mercado, sino que también proporciona una visión clara de las áreas que requieren desarrollo. Al realizar un análisis de brechas de habilidades, las organizaciones pueden planificar estrategias de capacitación y desarrollo que fortalezcan su fuerza laboral y mejoren su rendimiento.

En este artículo, profundizaremos en el proceso paso a paso para llevar a cabo un análisis de brechas de habilidades en tu organización. Este proceso te permitirá determinar la diferencia entre las habilidades actuales de tus empleados y las habilidades necesarias para el éxito futuro. Además, exploraremos cómo utilizar esta información para implementar medidas específicas y efectivas que aseguren el crecimiento y la competitividad de tu empresa.

Acompáñanos mientras desglosamos cada fase del análisis de brechas de habilidades y consejos prácticos para ayudarte a cerrar estas brechas y preparar a tu equipo para los desafíos futuros.

Fases para Realizar un Análisis de Brechas de Habilidades

El análisis de brechas de habilidades se puede dividir en tres fases principales: alcance y diagnóstico, recopilación y análisis de datos, y diseño de intervenciones. Cada uno de estos pasos es crucial para entender completamente las brechas de habilidades dentro de tu organización y desarrollar estrategias efectivas para cerrarlas.

1. Fase 1: Diagnóstico – Este primer paso implica definir claramente el alcance del análisis y realizar un diagnóstico inicial de las habilidades y competencias existentes en la organización. Es fundamental entender qué habilidades son esenciales para cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa.
2. Fase 2: Análisis de Datos – En este paso, se recopilan datos detallados sobre las habilidades actuales de los empleados y se comparan con las habilidades necesarias. El análisis de estos datos ayuda a identificar las brechas específicas y su impacto en el rendimiento organizacional.
3. Fase 3: Diseñar Intervenciones – Con la información obtenida, el tercer paso consiste en diseñar intervenciones específicas para cerrar las brechas de habilidades identificadas. Esto puede incluir programas de capacitación, desarrollo de habilidades, y estrategias de reclutamiento y retención.

Al seguir estas tres fases, podrás abordar de manera sistemática y efectiva las brechas de habilidades, asegurando que sus empleados estén equipados para enfrentar los desafíos presentes y futuros. Ahora, desglosaremos en detalle cada uno de estos pasos.

Fase 1: Alcance y Diagnóstico

La primera fase para realizar un análisis de brechas de habilidades en los empleados es definir claramente su alcance e identificar las habilidades necesarias. Este análisis puede llevarse a cabo a nivel individual, de equipo u organizacional, según las necesidades específicas. A continuación, se describen algunos ejemplos de cada nivel:

• Individual: Se realiza cuando las funciones de un puesto específico cambian o cuando un empleado no cumple con los estándares de desempeño establecidos.
• Equipo: Se lleva a cabo cuando un proyecto requiere que los empleados completen un conjunto diferente de tareas o utilicen nueva tecnología.
• Organizacional: Se implementa cuando la empresa no está logrando sus objetivos comerciales o cuando un cambio de estrategia requiere capacidades ampliadas.

Para iniciar este proceso, es útil formular y responder ciertas preguntas clave, tales como:

• ¿Cuál es la misión de la organización?
• ¿Cuáles son los objetivos comerciales?
• ¿Qué habilidades duras y blandas valoramos como organización?
• ¿Qué habilidades críticas se necesitan para cumplir con la misión y alcanzar los objetivos comerciales?

El criterio para determinar si una habilidad es crítica o no se basa en su impacto en el desempeño. Si un empleado carece de una habilidad pero aún así puede completar una tarea satisfactoriamente, esa habilidad no se considera crítica. En cambio, si la falta de una habilidad resulta en un desempeño insatisfactorio, esa habilidad es crítica.

Al planificar las necesidades futuras de tu organización e industria, es recomendable cuestionar aspectos como:

• ¿Qué trabajos dentro de la organización o industria probablemente se verán afectados por la automatización?
• ¿Qué habilidades están actualmente en aumento en la industria?
• ¿Qué tipo de trabajos necesitará agregar o expandir la empresa?

Este primer paso es esencial para establecer una base sólida y comprender completamente las necesidades de habilidades dentro de la organización, asegurando así que las intervenciones posteriores sean efectivas y alineadas con los objetivos estratégicos.

Fase 2: Recopilación y Análisis de Datos

La segunda fase consiste en recopilar y analizar datos. El objetivo es evaluar qué tareas se están realizando actualmente, calificar su importancia y determinar las habilidades necesarias para realizar el trabajo de manera efectiva. Los datos mínimos que debes incluir son:

Perfiles Laborales y Habilidades Críticas

• Revisa las descripciones de puestos actuales para identificar las necesidades futuras.
• Considera el impacto de cambios regulatorios y tendencias laborales futuras que puedan afectar las necesidades de habilidades.
• Crea una lista detallada de competencias que describan claramente lo necesario para realizar el trabajo.

Inventario de las Habilidades Actuales de los Empleados

• Si no cuentas con un inventario de habilidades, elabora uno utilizando descripciones de puestos, especificaciones de clase de trabajo, evaluaciones de desempeño y de competencias, así como entrevistas y reuniones de grupos focales con supervisores, gerentes y empleados.

Identificar Competencias y Niveles de Habilidades

• Reúne toda la información obtenida de las evaluaciones de competencias en una base de datos centralizada y con capacidad de búsqueda.
• Registra a todos los empleados y sus competencias existentes en la base de datos.
• Compara las habilidades actuales de los empleados con las habilidades críticas necesarias identificadas para el presente y el futuro.

Es un plus si tu organización cuenta con algún tipo de sistema o plataforma, por ejemplo, un sistema de gestión de recursos humanos puede actuar como una base de datos centralizada y con capacidad de búsqueda, recopilando toda la información de las evaluaciones de desempeño y competencias de los empleados.

Este paso es crucial para comprender las habilidades actuales de tu fuerza laboral y determinar las brechas que deben cerrarse para cumplir con los objetivos estratégicos de la organización.

Fase 3: Diseñar Intervenciones

Esta fase se centra en crear intervenciones efectivas. Una vez que hayas identificado dónde están las brechas de habilidades en tu organización, puedes formular una estrategia para superarlas de la mejor manera posible.

Las organizaciones pueden enfrentar diferentes carencias de habilidades. Sin embargo, según el informe del Foro Económico Mundial, la demanda de habilidades cognitivas está ganando mayor impulso. El pensamiento creativo y el pensamiento analítico compiten estrechamente como los más importantes, mientras que la alfabetización tecnológica ocupa el tercer lugar entre las habilidades básicas de más rápido crecimiento.

Datos de McKinsey muestran que las áreas de mayor necesidad para cerrar la brecha de habilidades son el análisis de datos, el diseño y gestión informática, móvil y/o web y la gestión ejecutiva/alta dirección.

Intervenciones para cerrar Brechas de Habilidades

Dependiendo de las habilidades que falten y de las capacidades de tu fuerza laboral actual, existen varios tipos de intervenciones que puedes implementar. Exploremos las opciones:

1. Formación y Desarrollo de los Empleados Existentes: Un análisis de la brecha de habilidades te ayuda a comprender mejor las necesidades de formación de tus empleados. Los resultados del análisis pueden llevar a ampliar los programas de aprendizaje y desarrollo. La formación dirigida equipará a los empleados con las habilidades nuevas o faltantes.
2. Rediseño del Trabajo: Las preguntas sobre la misión de la empresa, los objetivos comerciales y las habilidades necesarias para lograr esos objetivos ahora y en el futuro pueden ayudarte a determinar si necesitas reorganizar las tareas y responsabilidades de ciertos trabajos. Esto se conoce como rediseño del trabajo, que podría implicar mejorar y reciclar las habilidades de los empleados.
3. Reclutar Personas con Habilidades Críticas: Es probable que los resultados de tu análisis de la brecha de habilidades cambien los criterios de selección en tu proceso de contratación. Incluso si puedes volver a capacitar o mejorar a los empleados actuales, en algún momento tendrás que reclutar nuevas personas para puestos vacantes. Contratar a alguien que ya tenga las habilidades críticas ahorra tiempo en capacitación y les permite ser operativos y productivos más rápidamente. Si no puedes encontrar personas lo suficientemente rápido, puedes aprovechar la fuerza laboral contingente y contratar trabajadores independientes o contratistas para llenar temporalmente un vacío de habilidades.

En la encuesta Wiley «Closing the Skills Gap», podemos conocer cómo las organizaciones piensan manejar sus brechas de habilidades, entre ellas tenemos:

• Mejorar/recapacitar a los empleados (65%)
• Reclutamiento para las habilidades necesarias (48%)
• Contratación de trabajadores eventuales (41%)

La mayoría de las organizaciones utilizan una combinación de intervenciones para cerrar sus brechas de habilidades, la estrategia que propongas para tu organización dependerá mucho de la situación actual en la que se encuentre, la estrategia general de la empresa y los recursos que se puedan asignar para el proyecto de análisis de brechas de habilidades.

Es esencial realizar un análisis de las carencias de habilidades de forma regular para estar al tanto de las carencias de habilidades en tu organización. Una pauta general es realizar una revisión exhaustiva cada 12 a 24 meses. Sin embargo, en industrias en rápida evolución, podría ser necesario evaluar las brechas de habilidades con mayor frecuencia. Lo más importante es que no debe ser un ejercicio puntual, sino que debe realizarse periódicamente.

Last Thoughts 

Realizar un análisis de brechas de habilidades es una tarea esencial para cualquier organización que quiera mantenerse competitiva en el mercado actual y futuro. Este proceso permite identificar las habilidades críticas que faltan en la fuerza laboral, lo que a su vez facilita la implementación de estrategias efectivas para cerrar esas brechas.

Hemos desglosado este análisis en tres fases clave:

1. Diagnóstico: Definir claramente el alcance del análisis e identificar las habilidades necesarias a nivel individual, de equipo y organizacional.
2. Análisis de Datos: Evaluar las tareas actuales, calificar su importancia y determinar las habilidades necesarias para realizarlas eficazmente.
3. Diseñar Intervenciones: Implementar estrategias como la formación y desarrollo de empleados, rediseño de trabajos y reclutamiento de nuevas habilidades críticas.

Al seguir estas fases, podrás garantizar a tu organización, que sus empleados estén bien equipados para enfrentar los desafíos presentes y futuros, mejorando así su productividad, innovación y sostenibilidad.

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Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Qué es un análisis de brechas de habilidades?

Respuesta: Un análisis de brechas de habilidades es un proceso que permite identificar la diferencia entre las habilidades actuales de los empleados y las habilidades que necesitan para cumplir con los objetivos de la organización. Este análisis ayuda a detectar áreas de mejora y desarrollar estrategias de capacitación y desarrollo.

¿Qué es una intervención?

Una intervención en desarrollo organizacional (DO) es una acción planificada y sistemática diseñada para mejorar la efectividad de una organización y el bienestar de sus empleados. Una intervención en el contexto de un análisis de brechas de habilidades es una acción planificada y estratégica diseñada para cerrar las brechas identificadas entre las habilidades actuales de la fuerza laboral y las habilidades requeridas para alcanzar los objetivos organizacionales. 

¿Qué hacer si no tengo descripciones de puestos detalladas?

Respuesta: Puedes empezar por crear descripciones de puestos básicas utilizando plantillas gratuitas disponibles en nuestra web. Estas plantillas te ayudarán a definir las responsabilidades y habilidades necesarias para cada puesto.

¿Cómo puedo determinar cuáles habilidades son críticas para mi organización?

Respuesta: Las habilidades críticas son aquellas que son esenciales para cumplir con los objetivos estratégicos de la organización. Si la falta de una habilidad impide que un empleado complete una tarea de manera satisfactoria, esa habilidad es crítica. Es importante evaluar las necesidades presentes y futuras de la empresa para identificar estas habilidades.